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OA与ERP集成 可行?

近些年来,当谈论到企业信息化的时候,ERP都成为一个热门话题,ERP的出现似乎给企业带来了一个翻天覆地的变化,而且也成为企业实现信息化的“新宠儿”。然而OA也曾经是企业信息化建设中一个时代性的标志,与ERP相比,其起源于“无纸化”办公的概念,并以工作流为核心实现办公的自动化。可想而知,OA与ERP是不同时代下企业信息化的不同代表之一,其内核是完全不一致的,一个侧重于审批工作流的实现,一个侧重于企业内部资源之间数据流关系。
伴随着信息化的建设,各种功能各异、侧重点不同的业务系统纷纷在企业内部建立起各自的“地位”,而业务系统之间的整合和集成问题,也成为众多热门话题之中一个较高层次的讨论。那么对于OA系统这样一种基础性很强的系统来说,与ERP这种实现企业内部价值链的系统相比,在企业信息化中应该占有什么样的角色,才能与ERP系统相互整合,从而充分发挥各自的优势实现企业最佳整体效益呢?
1.企业OA系统与ERP系统关系分析:
我们用这样一个框图示意出企业OA系统与ERP系统之间的关系:

OA与ERP集成 可行?

从上图中看到, OA系统在企业信息系统中一般起着一个“地基”的作用,实现的是企业最基本的办公功能,如工作流审批、日常办公管理等,它通常被定位为企业信息化建设中的基础工程。ERP各模块,在企业内部不同的业务领域中占领着自己的一席之地,它着重于企业业务数据的处理、分析和挖掘。
既然OA系统和ERP之间彼此侧重点不一样,那么是否就意味着两者之间可以完全隔离呢,在很多的企业实践中发现,OA与ERP之间各自有着不同的优势,如果两者可以融合在一起,实现恰当整合,就可以互相弥补,实现整体效益的最佳。
因此OA与ERP之间,是可以搭建出一条桥梁来实现双向的沟通和会话,让企业内部的数据“畅通无阻”。
2.OA系统与ERP系统各自优势分析:
2.1 OA系统是工作流定制的强手。
从OA系统的主要特性来说,其中一个重要的特点之一就是强大的工作流定制功能,并且能提供一个较灵活的图形化定制工具,可以适应于企业各种形式的审批表单、流程的需求。
ERP产品的工作流更多实现的是业务上的逻辑数据流,它并不着重于行政结构上的审批,因此对于国内很多无法摆脱行政审批结构的企业来说,ERP软件在这一方面就显得逊色。我们用下表来概括在工作流定制方面OA软件和ERP软件之间的差异:

OA与ERP集成 可行?

2.2 ERP系统是挖掘企业内部业务数据的高手。
ERP是企业资源计划的英文缩写,其内核是解决企业内部庞大的业务数据逻辑关系的系统,它贯穿着企业全生命周期过程,自始至终形成一个完整的业务关系数据链。因此,它的强大在于系统自身复杂的逻辑数据关系,能够真正为企业提供打开 “数据宝藏”的解决方案。
3.OA系统与ERP系统集成案例分享:
在这里,举一个OA系统与ERP系统集成的成功案例与大家分享:
广州地铁是广州市地铁建设的总建设单位,其肩负着庞大的建设任务,地铁公司与众多的承包单位之间存在着很大量的承包建设支付业务关系,在地铁公司内部称之为“计量支付”,也就是说地铁建设承包商按月将各自的工程量上报地铁公司,由地铁公司建设部门进行“工程量”的计算和审核后,按照合同的规定,由财务部门对承包商按月、按季进行支付的业务行为。
在这个业务过程中,广州地铁利用OA系统强大的工作流审批优势,实现从承包商申请支付开始,到公司内部各层人员进行“量”的审核的过程。期间,OA系统与ERP系统的两个主要模块进行了整合和集成。首先,从承包商申请支付开始,OA系统通过承包商的编号从ERP系统的合同模块中读取相关的承包商信息和关键合同信息,如承包商名称、合同名称、合同行、合同价格、开支类型、任务号等等,同时OA系统会进行数据的校验;其次,在内部人员审批的过程中,OA系统实时从ERP合同模块中读取相关合同累计支付的数据形成支付汇总信息,为支付审批提供依据;再次,审批完成后,会由OA系统实现把审批后的合同行的量以及支付的相关金额数据写入ERP合同模块的已支付数和AP模块形成发票,实现验工计价的全过程。
4.OA系统与ERP几个集成点的讨论:
广州地铁这一OA与ERP集成案例,为我们敞开了一个OA与ERP集成的思路:企业利用OA系统进行工作流的审批后,产生了很多企业的业务数据,这些数据同时可能是ERP系统的数据源,为了避免数据的重复以及保证数据源的唯一性,就产生了OA系统与ERP系统集成的问题。但是,这也并不能说所有的OA系统的数据都必须全部进入ERP系统,而要根据企业情况取舍有道。就如上述案例所示,大量的计量支付业务成为广州地铁繁重核算业务的一部分,通过这种有分寸的集成,可以极大缓解广州地铁建设支付的业务量,为企业内部作出了较大的贡献。
以下提出几个供参考的集成要点,与大家讨论:
4.1与财务模块的集成
4.1.1与AP集成
通过OA系统实现有关支付流程的审批后,把审批的金额写入ERP的AP模块,形成相关发票数据进行支付操作。
4.1.2借款报销的集成
通过OA系统实现借款和报销的审批流程,审批完成后把借款和报销的费用项信息以及总金额写入IExpense中,财务部门进行预付款处理。
4.2与人力资源模块集成
4.2.1考勤信息集成
通过OA实现员工请假申请审批流程,审批通过后直接把考勤信息写入HR中进行考勤统计、薪酬计算。
4.2.2员工绩效考核集成
通过OA系统进行员工考评文件的审批,审批后把结果写入人力资源绩效考核模块个人信息中。
总结如下:

OA与ERP几个集成点

OA与ERP集成 可行?

5.值得提醒注意的地方:
以上提出的几个集成点只是一个供大家在实施过程中探讨的要点,当然在不同的实施中会遇上新的问题,而且不同的企业有不同的实际业务需求,这样就需要在具体的实施中斟酌不同的情况而作出谨慎的处理,毕竟实现不同系统之间的集成是有风险的,要经过仔细的考量,无论是在技术上还是在实际业务需求上,都得取得一个良好的投资效益分析才能进行,这样才能有效发挥整体的效益,体现整合和集成的意义。(AMT)

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